Comment Créer un Rapport

Dans cet article, vous allez apprendre à créer les rapports avec l’application et le site d’Internet et les télécharger come format PDF ou Excel. 

Créer un rapport avec l'application

C’est la premiere fois que vous avez créer un rapport dans l’application

Ne vous inquiétez pas! Regarder cet video Lissi explique comment cree un rapport avec chaque etape. 

1. Si c’est la premiere fois que vous avez cree un rapport, votre ecran vas vous diriger pour cree un rapport directement (Generate a Report). 
2. Utilizez les filtres pour personnaliser l’info dans votre rapport 
   1. Type de voyage (Personal or Business) 
   2. Demontrer ou cacher le measure d’odometre
   3. Vehicule et organisation d’entreprise 
3. Dans l’appercu du rapport, vous allez voire un recapitulation de:
   1. Distance
   2. Remboursement totale
4. Dans les détails de votre rapport, vous pouvez modifier : les détails du conducteur, le numéro de licence et les détails du lieu de travail - ces détails seront ajoutés à l'en-tête de votre rapport
5. Si vous souhaitez prévisualiser la version PDF de votre rapport, appuyez sur ‘Preview PDF’
6. Appuyez sur ‘Save’ dans le coin supérieur droit

→ Une fois que vous avez créé un rapport, il sera enregistré sous "My Reports". Vous pouvez maintenant envoyer votre rapport ou le télécharger sous forme de fichier PDF/Excel directement via l'application.

→ Pour partager votre signalement, appuyez sur l'icône « enveloppe » en haut à droite de l'écran, saisissez l'adresse e-mail du destinataire et écrivez une courte note. Si vous faites partie d'une équipe, vous pourrez l'envoyer directement à l'administrateur de votre équipe pour approbation.

→ Pour télécharger votre rapport, appuyez sur l'icône de téléchargement dans le coin supérieur droit de l'écran. Vous aurez le choix entre télécharger votre rapport sous forme de fichier PDF ou Excel. Vous pourrez alors enregistrer le document sur votre appareil.

Créer un rapport avec le site web

1. Connectez-vous à votre compte Driversnote sur le site
2. Cliquez sur ‘Reports’ pour accéder à l'apercu de votre rapport
3. S'il s'agit de votre premier rapport, vous serez directement redirigé vers l'écran "Generate a Report". Sinon, cliquez sur + Create a Report
4. Choisissez ce que vous souhaitez afficher dans les filtres : véhicule, lieu de travail, intervalle de dates, type de trajet et lieu de travail
5. - Vous pouvez également choisir d'inclure ou non vos lectures d'odomètre dans les rapports (n'oubliez pas que cela peut ne pas être une exigence dans votre pays)
6. Dans les détails de votre rapport, vous pouvez modifier les détails du conducteur, le numéro de licence et les détails du lieu de travail. Ces détails seront ajoutés à l'en-tête de votre rapport
7. Si vous souhaitez prévisualiser la version PDF de votre rapport, cliquez sur ‘Review’
8. Cliquez sur ‘Save’  et afficher le rapport
9. Le rapport est maintenant enregistré sur votre compte

→ Les rapports enregistrés seront visibles lorsque vous cliquerez sur Rapports dans le menu en haut de l'écran. Si vous recevez vous-même des rapports de membres de l'équipe, vous pouvez également les voir ici sous "Rapports d'équipe"

Comment Mettre a Jour les Changements: 

1. Aller à ’Reports’
2. Faites défiler et trouvez le rapport en question
3. Nous avons ajouté un petit symbole d'alerte (!) pour vous indiquer qu'il y a des changements à appliquer
4. Sélectionnez le rapport et passez en revue les modifications
5. Sélectionnez ’Apply Updates’
6. Soumettez, téléchargez ou renvoyez le rapport si nécessaire

Veuillez noter : Veuillez noter que si vous avez soumis ou envoyé un rapport par e-mail, ce rapport ne sera pas mis à jour. Une fois que vous avez appliqué les mises à jour, vous devrez soumettre ou envoyer à nouveau le rapport par e-mail. Utilisez la section des notes pour informer le destinataire qu'il reçoit un rapport récemment mis à jour.

Que dois-je inclure dans mon relevé de kilométrage?

Ce que votre relevé de kilométrage doit contenir dépend des exigences de votre autorité fiscale locale et de votre situation personnelle. Driversnote vous aide à respecter vos obligations fiscales en fournissant tous les détails nécessaires que vous pouvez être obligé de remplir, mais il est de votre responsabilité de consigner toutes les informations nécessaires.

Voici le guide des exigences de kilométrage pour le Canada.

Questions Courantes

Q : Je souhaite voir les heures de début et de fin de chaque trajet. Comment puis-je les visualiser?

Les heures de début et de fin seront visibles dans la version Excel du rapport.

Q : Puis-je définir un rappel périodique pour la création d'un rapport ?

Vous pouvez définir une période de rapport personnalisée pour créer des rapports de kilométrage avec la période correcte pour vos déductions et remboursements. Nous vous informerons ensuite par e-mail lorsque vous devrez créer un rapport. Découvrez comment définir une période de rapport et un rappel ici.

Q : J'ai apporté des modifications à mes trajets. Pourquoi mon rapport ne change-t-il pas ?

Notez que si vous enregistrez de nouveaux voyages ou apportez des modifications à ceux déjà enregistrés après avoir créé un rapport, ces modifications ne seront pas visibles sur le rapport enregistré et vous devrez ouvrir le rapport et cliquer sur Appliquer les mises à jour. Vous pouvez également créer un nouveau rapport et supprimer l'ancien.

Q : J'ai plusieurs lieux de travail. Comment faire un seul rapport pour tous ?

Il n'est pas possible de créer un seul rapport incluant tous les lieux de travail. Vous ne pouvez faire qu'un seul signalement par lieu de travail. Veuillez noter qu'après avoir téléchargé chacun d'eux sous forme de fichier Excel, vous pouvez toujours les combiner (assembler les rapports) et les modifier dans Excel.

Si vous avez ajouté des trajets au mauvais lieu de travail, vous pouvez facilement les déplacer vers le bon. Sur le site Web, sélectionnez tous les trajets qui s'appliquent et déplacez-les vers le nouveau lieu de travail.

Q : J'ai plusieurs véhicules. Comment faire un seul rapport pour tous ?

Il n'est pas possible de créer un seul rapport pour plusieurs véhicules. Vous ne pouvez faire qu'un seul signalement par véhicule. Veuillez noter qu'après avoir téléchargé chacun d'eux sous forme de fichier Excel, vous pouvez toujours les combiner (assembler les rapports) et les modifier dans Excel.

Si vous avez ajouté des trajets au mauvais véhicule, vous pouvez facilement les déplacer vers le bon. Sur le site Web, sélectionnez tous les trajets qui s'appliquent et transférez-les vers le nouveau véhicule.

Q : Je souhaite uniquement afficher mes déplacements professionnels. Comment puis-je faire cela?

Lors de la création d'un rapport, il existe plusieurs filtres. L'un d'entre eux vous permet de choisir si vous souhaitez afficher des informations professionnelles, personnelles / privées ou les deux.

Q : Comment puis-je inclure mes relevés d'odomètre dans le rapport ?

Lorsque vous créez et enregistrez le rapport, vous pouvez choisir d'inclure les relevés d'odomètre. Ils apparaîtront à côté de chaque voyage.

Q : J'ai reçu une alerte m'indiquant que j'ai des incohérences d'odomètre dans mon rapport. Comment puis-je les corriger ?

Faites défiler le rapport jusqu'aux incohérences du compteur kilométrique. Ils seront surlignés en jaune. Appuyez dessus pour les corriger ou les supprimer.

Q : Je souhaite modifier mon rapport. Comment puis-je faire cela?

Tous les rapports sont téléchargeables au format Excel. Vous pouvez les modifier si vous avez besoin d'ajouter des détails supplémentaires.