Kom i gang med Teams for Managers

Hvad er Teams? 

Driversnote til Teams gør det nemt for medarbejdere at logge kørsel automatisk samtidig med, at det forenkler processen omkring at rapportere erhvervskørsel og behandle kørselsgodtgørelse i virksomheden. 

Hvis du er blevet inviteret til et team og har fået tildelt rollen som Manager, så er denne guide til dig.

Trin 1: Opret en konto og tislut dig teamet

Du modtager en invitation til at tilslutte dig et Driversnote Team via email. Når du accepterer invitationen vil du blive bedt om at oprette en konto. Hvis du allerede har en, skal du blot logge ind.

Så snart du er blevet tilføjet teamet, vil din team-admin tildele dig rollen som Manager.

Manager-rollen er en af tre mulige team-roller:

• En admin kan invitere team-medlemmer, godkende eller afvise kørselsrapporter og administrere licenser og fakturering
• En manager kan træde i admins sted i forbindelse med at gennemgå kørselsrapporter fra team-medlemmer. Tildeler du et team-medlem rollen som manager, vil vedkommende også modtage rapporter til gennemgang og godkendelse
• Et team-medlem er typisk en medarbejder, som tracker og logger kørsel, men som ikke har nogle administrative funktioner  

Trin 2: Indstillinger for Managers

Afhængigt af din rolle på teamet er der en rækker indstillinger, du kan indstille. 

Email notifikationer

Hvis du ikke selv har behov for at tracke og logge kørsel, anbefaler vi, at du fravælger disse emails, så vi ikke forstyrrer dig unødigt: 

1. Log ind > Din konto > Rediger konto
2. Under din mailadresse, klik på Indstil notifikationer
3. Slå Brugsadvarsler og Påmindelser om rapportering fra, hvis ikke du bruger appen til at tracke og logge din kørsel
4. Slå Team rapporter til, hvis du vil modtage en påmindelse hver gang et Team-medlem har indsendt en rapport til godkendelse. Hvis ikke du ønsker at få tilsendt sådanne mails og i stedet foretrækker selv at holde øje med Team rapport siden, kan du også slå denne notifikation fra

Trin 3: Godkend, afvis og download rapporter

Driversnote for Teams forenkler processen omkring at indsende og godkende kørselsrapporter i virksomheden. Team-medlemmer tracker deres kørsel og opretter kørselsrapporter, der stemmer overens med SKAT’s regler, mens managers får et enkelt og fuldt overblik over indsendte rapporter og nemt kan godkende dem til kørselsgodtgørelse. 

Team-medlemmer indsender rapporter med al den nødvendige information for kørselsgodtgørelse direkte til vedkommende, som er ansvarlig for at godkende dem (i dette tilfælde dig). Du får besked via email, når en ny rapport er indsendt, og du har adgang til en enkel oversigt over alle team-medlemmers rapport-status. 

Find en oversigt over alle rapporter fra dit team på Driversnotes hjemmeside under Rapporter > Team rapporter.

I den engelske video nedenfor viser Lissi fra vores kundesupport-team, hvordan man godkender rapporter: 

Tip

Du kan også tilgå Team rapport siden fra Team siden ved at klikke på knappen med tre prikker > Team rapporter

Godkend og afvis kørselsrapporter 

Når du har modtaget en kørselsrapport fra et team-medlem, kan du enten godkende den til kørselsgodtgørelse, eller du kan afvise den, hvis den kræver rettelser.

Sådan godkender/afviser du en rapport:

1. På Driversnotes hjemmeside klikker du på Rapporter > Team rapporter
2. Fra oversigten vælger du den rapport, som du ønsker at gennemse
3. Når du har gennemset den indsendte rapport, klikker du på Godkend eller Afvis

Team-medlemmet, som har indsendt rapporten vil efterfølgende modtage en email, når du har afvist eller godkendt deres rapport. Du kan vælge at tilføje en kommentar til den email, som forklarer for team-medlemmet, hvorfor rapporten blev godkendt/afvist.

Tip

Brug filtrene som hjælp, når du søger efter en rapport. Sortér efter navn, dato eller rapport status

Tip

Disse funktioner er også tilgængelige i app-versionen af Driversnote.

Download kørselsrapporter

Hvis du har brug for at videresende team-medlemmers rapporter (fx til bogholderiet eller HR), kan du downloade rapporterne i PDF eller Excel format. Du kan finde alle tidligere indsendte rapporter under Team rapporter, hvis du skulle få brug for at gennemse eller downloade dem i fremtiden.

Trin 4: For dig som også selv har behov for at tracke og logge kørsel

Hvis du også selv har behov for at tracke og logge kørsel, anbefaler vi denne guide: Kom i gang med Teams for team-medlemmer. Her kan du blive klogere på, hvordan du opsætter din konto, tracker og logger dine ture, samt hvordan du opretter og indsender rapporter.

Har du brug for hjælp?

Vi har et dedikeret kundesupport-team, som sidder klar til at hjælpe dig. Hvis du har spørgsmål, eller gerne vil tale med nogen om Driversnote og Teams, så send os en email på support@driversnote.com, og fortæl os, hvad vi kan gøre for dig.