Kom i gang med Teams for Team-medlemmer

Hvad er Teams?

Driversnote til Teams gør det nemt for medarbejdere at logge kørsel automatisk samtidig med, at det forenkler processen omkring at rapportere erhvervskørsel og behandle kørselsgodtgørelse i virksomheden. 

Denne guide er til dig, hvis du er blevet inviteret til et Team, så du kan tracke din kørsel og indsende kørselsrapporter.

Designet til at værne om dit privatliv

Vores app er designet til at værne om og beskytte dit privatliv, uanset om du anvender din private bil eller en firmabil, og uanset om du ønsker at tracke dine ture automatisk med GPS eller, om du foretrækker at indtaste dem manuelt. Vores app er altså ikke et monitorerings- eller overvågningssystem. En medarbejders ture og data er altså medarbejderens ejendel alene, og arbejdsgivere (Team admins og managers) har kun adgang til data, som eksplicit deles af medarbejderen i kørselsrapporter.

Eksempel: Du anvender din private bil, men du skal kun rapportere din erhvervskørsel. Hvis du anvender auto-tracking og dermed tracker alle dine ture, kan du efterfølgende gennemse dem og klassificere dem som enten erhverv eller privat. Når du skal oprette og indsende din rapport, kan du filtrere dine private ture fra ved kun at vælge Erhverv i tur-type filteret.

Hvis du anvender en iBeacon til at auto-tracke, skal du give appen tilladelse til at anvende din telefons Lokalitet (GPS). Dette gør det muligt for appen at tracke din kørsel automatisk og nøjagtigt, uden du behøver at tage telefonen op af lommen. Driversnote deler og sælger ikke din data til tredjeparter - al din data er din og din alene.

Du kan læse mere (på engelsk) her: Why does Driversnote need access to my location?

Trin 1: Jeg er blevet inviteret til et Team

Du modtager en invitation til at tilslutte dig et Driversnote Team via email. Hvis du ikke allerede har oprettet en gratis Driversnote konto, så skal du starte med at gøre det, hvorefter du vil blive tilføjet til teamet. Har du allerede en Driversnote konto, vil du i stedet blive bedt om at logge ind, hvorefter du vil blive taget direkte til Team siden.

På Team siden kan du se en liste over alle team-medlemmer, hvem der er admin for teamet, samt hvilken licens du er blevet tildelt.

Dit teams admin kan tildele dig en Basic eller Lite licens. Med en Basic licens får du adgang til ubegrænset rapportering, og du får mulighed for at tracke din kørsel automatisk med en Driversnote iBeacon. Hvis du ikke kører ret meget i forbindelse med dit arbejde, så kan du nøjes med en Lite licens, som gør det muligt at rapportere op til 20 ture om måneden.

Tip: Hvis du allerede har en Driversnote konto, så sørg for at din team-admin sender invitationen til den mailadresse, som din konto er registreret med. På den måde kan du beholde al din data, når du tilslutter dig teamet.

Trin 2: Kom hurtigt igang

Når du tilslutter dig et team, vil din admin allerede have oprettet din arbejdsplads, samt din godtgørelsesrate. Alle ture du tilføjer, vil vise denne rate. Din admin vil også indstille din rapporteringsperiode og påmindelser om at rapportere.

Her er en tjekliste, som du kan gennemgå for at sikre dig, at du er klar til at komme igang:

Køretøj: Indstillinger > Køretøjer > Klik på dit køretøj

• Indtast et navn
• Indtast nummerplade (hvis nødvendigt)
• Vælg om du vil have påmindelser om at aflæse bilens kilometertæller

Rapport detaljer: Indstillinger > Din konto > Oplysninger til dit kørselsregnskab

• Indtast dit navn
• Indtast CPR-nummer (hvis nødvendigt)
• Indtast adresse (hvis nødvendigt)
• Husk at trykke Gem nederst på siden

Indstillinger for notifikationer: Indstillinger > Din konto > Indstil notifikationer

• Slå Påmindelser om rapportering til
• Slå Team rapporter til

Tracking: Indstillinger > Tracking tilstand 

• Check at dine indstillinger er korrekte og, at appen har tilladelse til at anvende telefonens Lokalitet og Motion & fitness

Auto-tracking: Indstillinger > Auto-tracking

• Hvis du ønsker at anvende auto-tracking, skal du huske at slå det til
• Slå ‘Start ved bevægelse’ til, hvis du ønsker at auto-tracke ved hjælp af din smartphone alene
• Slå ‘Start med iBeacon” til, hvis du ønsker at auto-tracke med hjælp fra en iBeacon 
• Husk også at dobbelttjekke, at Auto-track knappen på siden Hjem er slået til

Klassificering af ture: Indstillinger > Auto-tracking

• Hvis du anvender auto-tracking kan du tilføje yderligere indstillinger for at gøre klassificering af ture som erhverv/privat lettere og mere automatisk. Du kan for eksempel indstille dine arbejdstider i appen, så dine ture klassificeres efter dem

Trin 3: Track og log din kørsel

Når du er kommet i gang med din Driversnote konto og er blevet tilføjet et team er det tid til at begynde at tracke og logge din kørsel.

I vores engelske Help Center finder du en række nyttige artikler, der beskriver, hvordan du gør:

• Vil du auto-tracke med din smartphone alene? Så finder du en guide her: Auto-tracking with motion detection
• Har du modtaget en iBeacon, som du ønsker at auto-tracke med? Så finder du en guide her: Auto-tracking with an iBeacon
• Vil du selv trykke start og stop, når du skal tracke en tur? Så finder du en guide her: Track trips manually using GPS
• Foretrækker du at indtaste dine ture manuelt i appen? Så finder du en guide her:How to log a trip manually

Trin 4: Gennemse og klassificer ture 

Vi ved, at du sommetider er nødt til at redigere en turs detaljer. Måske er en tur klassificeret som Erhverv ved en fejl, når den skulle have været klassificeret som Privat. Eller måske vil du tilføje en note til en tur med navnet på den kunde, du har besøgt. Du kan nemt redigere og slette ture i appen eller på vores hjemmeside.

Du kan finde trin-for-trin guides, der beskriver hvordan her (på engelsk): How to review and edit trips

Tip: Vi anbefaler, at du gennemser dine ture dagligt eller ugentligt. Det kan du gøre i appen eller på hjemmesiden, hvor du også kan tilføje noter, slette irrelevante ture, og ændre klassificeringen af ture.

Trin 5: Rapportering

Du kan oprette og indsende dine kørselsrapporter til din admin i appen eller på hjemmesiden. 

1. Klik på Rapport
2. Klik på Opret rapport (+)
3. Vælg køretøj, dato-periode, tur-type, kilometertæller
4. Gennemse rapporten
5. Gem og indsend rapporten

Tilbage på Rapport siden kan du se en liste over alle dine indsendte rapporter, samt deres status (afventende godkendelse, godkendt, afvist).

Hvis en rapport bliver afvist, vil du modtage en email, og når du har rettet i rapporten vil du kunne indsende den på ny.

Ofte stillede spørgsmål

Kan min team-admin tracke mine bevægelser, når jeg kører og se alle mine registrerede ture?

Nej. Din team admin har ingen adgang til din data og kan kun se de kørselsrapporter, som du indsender til vedkommende.

Jeg er kommet til at indsende en kørselsrapport ved en fejl. Kan jeg trække den tilbage?

Hvis du er kommet til at indsende en rapport ved en fejl, kan du nemt trække den tilbage, så længe den afventer godkendelse. Åben blot rapporten på Driversnotes hjemmeside og klik på Tilbagekald rapport. Din team admin vil ikke længere kunne se rapporten, når du har kaldt den tilbage.

Min rapport er blevet afvist. Hvad skal jeg gøre?

Der kan være forskellige grunde til, at din team-admin afviser din rapport. Derfor anbefaler vi, at du kontakter vedkommende for at få at vide, hvad du skal rette i din rapport, før du indsender den igen. Vær opmærksom på, at du vil skulle lave en ny rapport, da du ikke kan rette i en eksisterende rapport. 

Jeg har allerede oprettet en anden arbejdsplads i min app og er nu blevet inviteret til et Team. Kan jeg have flere arbejdspladser i appen?

Ja, med din Driversnote konto kan du logge kørsel for flere arbejdspladser samtidig. Husk blot at sikre dig, at du får tracket og logget dine ture under den korrekte arbejdsplads, så du nemt kan lave korrekte kørselsrapporter.

Hvad skal min kørselslog indeholde?

Du kan læse mere om, hvordan du holder en kørselslog og hvad den skal indeholde i vores guide til Kørselsgodtgørelse for medarbejdere. Her kan du få et overblik over SKAT’s regler. Vi anbefaler dog også, at du rådfører dig med din arbejdsgiver, da denne kan have flere/andre regler for kørselsrapporter.