Commencer avec l'équipes - Admins
Veuillez noter que notre application et notre assistance par courriel ne sont pas en français. Nous avons traduit quelques-uns des guides les plus importants pour vous aider :)
Qu'est-ce que Teams ?
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Étape 1 : Créer une équipe
Si vous n'avez pas de compte, la première étape consiste à vous inscrire à Driversnote.
1. Se connecter > Teams > + Create a Team
2. Donnez un nom à votre équipe
3. Sélectionnez le kilométrage/taux de remboursement
4. Inviter les membres de l'équipe à se joindre (vous pouvez également ajouter des membres de l'équipe plus tard)
5. Lorsque vous invitez un membre de l'équipe à vous rejoindre, il reçoit une invitation à rejoindre et à créer un compte Driversnote. Ils recevront des instructions sur la façon de télécharger l'application et d'obtenir un suivi !
C'est ça! L'équipe est maintenant créée.
Veuillez noter : les administrateurs n'ont pas accès aux comptes de leurs employés.
Pour être clair, il ne s'agit pas d'un système de suivi/surveillance en direct. Les données de déplacement de chaque employé restent la propriété de l'employé. Les employeurs (administrateurs et gestionnaires) ne peuvent accéder qu'aux données explicitement partagées par les employés dans leurs rapports de kilométrage - en préservant leur confidentialité à tout moment.
Étape 2 : Invitez les membres de l'équipe et attribuez des rôles
Une fois que vous avez configuré une équipe, vous pouvez finir d'inviter les membres de l'équipe.
Invitez les membres de l'équipe:
1. Connexion > Members > + Invite a member
2. Remplissez leur nom et leur adresse e-mail > Send
Modifier leurs invitations : à côté de la liste des membres de l'équipe, vous verrez des invitations. Cliquez ici pour voir les invitations en attente. Sous Actions, vous pouvez renvoyer ou révoquer une invitation.
Attribuez des rôles d'équipe :
Chaque équipe est composée d'utilisateurs qui peuvent se voir attribuer trois rôles différents en fonction de leur fonction.
- L'administrateur (Admin) peut inviter des membres de l'équipe, refuser ou approuver les rapports de kilométrage et gérer la facturation centralisée
- Le rôle de gestionnaire (Manager) est utilisé au cas où l'administrateur n'est pas celui qui examine les rapports de kilométrage. Une fois que vous avez affecté un responsable, il sera également destinataire et approbateur des rapports
- Les utilisateurs normaux (Members) sont les chauffeurs et n'ont aucune fonction administrative.
Pour attribuer un rôle, cliquez sur les 3 points (...) à côté du membre de l'équipe. Ici, vous pouvez modifier leur rôle.
Remarque : vous ne pouvez attribuer des rôles que lorsqu'ils ont accepté l'invitation et rejoint l'équipe.
Étape 3: Kilométrage et taux de remboursement
Si vous n'avez pas configuré les tarifs lors de la création de l'équipe, c'est le moment de le faire.
- Dans l'onglet ‘Teams Navigation’, cliquez sur ‘Settings’ puis sur ‘Mileage Rates’
- Sélectionnez le tarif à appliquer à votre équipe
Tarifs standard : utilisez le taux d'indemnité de kilométrage hors taxe standard pour le pays.
Aucun remboursement : n'affichez que les distances et la répartition en pourcentage entre personnel/privé et professionnel.
Taux personnalisé : Définissez votre propre taux de remboursement.
Étape 4 : Périodes de rapport et rappels
À quelle fréquence devez vous soumettre des rapports ? Vous pouvez personnaliser les périodes de rapport et leur envoyer des rappels lorsqu'il est temps de le faire.
1. Dans l’onglet ‘Teams’, cliquez sur ’Settings’, puis sur ‘Reporting Period’
2. Sous ‘Reporting Period’, sélectionnez l'intervalle de rapport (par exemple, hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuel)
3. Sélectionnez la date à laquelle il doit commencer
4. Activer ou désactiver un rappel par e-mail à la fin de la période de rapport
Pourquoi définir une période de déclaration? Cela rendra la création de rapports plus facile et plus rapide pour les membres de l'équipe. Les périodes choisies apparaîtront automatiquement dans le filtre de date lors de la création des rapports.
Étape 5 : Acheter et attribuer des abonnements
Si les membres de votre équipe suivent et créent des rapports pour plus de 20 voyages par mois, ils auront besoin d'un abonnement pour accéder à un nombre illimité de rapports.
Comment acheter des abonnement:
1. Connectez-vous > page ‘Members’, à côté du nom de votre équipe > Purchase Licenses
2. Remplissez l’information de facturation > continuer
3. Cliquez sur plusieurs utilisateurs > Sélectionnez le nombre d'utilisateurs que vous souhaitez abonner à l' abonnement de base
4. Sélectionnez le paiement mensuel ou annuel
5. (Facultatif) Sélectionnez le nombre d'iBeacons
Comment attribuer des abonnement:
1. Connexion > ‘Members’
2. Sous le nom de l'équipe, vous verrez combien d’abonnements vous avez achetés. Vous verrez également combien sont actuellement utilisés
3. Pour attribuer une abonnement, recherchez le membre de l'équipe que vous souhaitez mettre à niveau
4. Cliquez sur le bouton (...) à côté de leur nom
5. Changez l’abonnement de Lite à Basic
Remarque : suivez les mêmes étapes ci-dessus pour supprimer une abonnement d'un membre de l'équipe. S'ils quittent l'équipe, vous pouvez supprimer la abonnement et l'attribuer à quelqu'un d'autre.
Conseils supplémentaires :
De combien d' abonnements ai-je besoin? Vous avez besoin d'une abonnement par membre d'équipe qui suit et signale plus de 20 trajets par mois. Les gestionnaires et les administrateurs qui ne conduisent pas, n'ont pas besoin de permis et sont gratuits.
Étape 6: Rapports
Les membres de l'équipe soumettent des rapports de kilométrage directement à l'approbateur de l'équipe (administrateur ou responsable) avec toutes les informations nécessaires pour le remboursement du kilométrage.
Tous les rapports sont sauvegardés sous Team Reports
Il existe quelques filtres pour accélérer encore l'approbation. Recherchez par nom de membre, plage de dates, statut du rapport (approuvé, rejeté, en attente d'approbation) et à qui il l'a soumis (tous ou un responsable spécifique).
Étape supplémentaire 7 : notification de l'administrateur et paramètres supplémentaires
En fonction de votre rôle dans l'équipe, vous pouvez définir quelques paramètres supplémentaires.
Notifications par email:
Si vous ne suivez pas ou n'enregistrez pas les trajets vous-même, nous vous suggérons de désactiver ces e-mails (pour ne pas vous déranger !)
- Se connecter > Votre compte > Modifier le compte
- Sous votre e-mail, sélectionnez Notifications par e-mail
- Désactivez les alertes d'utilisation et les rappels de rapport si vous n'utilisez pas l'application pour suivre et consigner les trajets.
- Désactivez les rapports d'équipe si vous rejeter pas les rapports et ne souhaitez pas recevoir de rappel chaque fois qu'un membre de l'équipe soumet un rapport.
Et après?
Il est temps d'intégrer votre équipe.
Consultez nos guides pour :
Besoin d'aide pour intégrer votre équipe ?
Nous avons une équipe de support dédiée prête à intégrer votre équipe. Si vous souhaitez une démonstration ou parler à quelqu'un, veuillez nous envoyer un e-mail à support@driversnote.com et faites-nous savoir comment nous pouvons vous aider !
Questions Communs:
Q : Je souhaite créer une équipe mais mes employés ont déjà des comptes Driversnote ?
S'ils ont déjà un compte, ce n'est pas un problème, ils peuvent toujours rejoindre votre équipe. Assurez-vous simplement d'envoyer l'invitation à l'adresse e-mail qu'ils ont utilisée pour s'inscrire auprès de Driversnote.
Q : Comment vous conformez-vous aux lois sur la confidentialité ?
Nous nous assurons que rien n'est partagé avec l'entreprise et les approbateurs des rapports de kilométrage sans le consentement explicite des conducteurs.
Q : Puis-je suivre mes employés ?
Driversnote ne vous permet pas de suivre vos employés pendant qu'ils conduisent en temps réel. La plupart des entreprises ne veulent pas savoir et disposer à tout moment de données sur les allées et venues de leurs employés.
Q : Puis-je récupérer moi-même les relevés kilométriques de mes employés ?
Vous ne pouvez voir les rapports de kilométrage de vos employés qu'une fois qu'ils vous les ont soumis.
Q : Pouvons-nous obtenir de l'aide pour l'intégration ? Et qu'en est-il du support client ?
Si vous avez besoin d'aide pour l'intégration, veuillez simplement contacter notre support et expliquer votre situation. Nous fournissons une assistance gratuite à tous ceux qui souhaitent être ou sont utilisateurs de nos produits.
Q : Comment rembourser au mieux mes employés ?
Vous pouvez en savoir plus sur le remboursement des employés pour leur conduite professionnelle dans nos guides de kilométrage pour les employeurs :