Sådan opretter du en rapport

At logge ture og føre kørebog er en organiseret og nem måde at dokumentere dine kørte kilometer til kørselsgodtgørelsen eller skattefradraget. I denne artikel lærer du trin for trin hvordan du generere en rapport i appen og på hjemmesiden, samt hvordan du deler den med dig selv og andre. 

Er du med på et Team? Så tjek vores guide her (på engelsk): Mileage reporting for teams

I denne artikel

• Er det første gang du laver en rapport?
• Hvordan laver jeg en rapport i appen?
• Hvordan laver jeg en rapport fra hjemmesiden?
• Tilpas dine rapporteringsperioder
• Opdater en eksisterende rapport
• Dette skal du have med i din kilometer rapport
• Ofte stillede spørgsmål

Er det første gang du laver en rapport? 

Hvis det er første gang du skal til at generere en rapport, så frygt ej! Vi er her for at hjælpe dig hele vejen igennem. 

Se instrukserne forneden: 

1. Hvis dette er første gang du skal lave en rapport, vil du blive ført direkte hen til ‘generer rapport’ siden når du klikker på Rapport ikonet i menuen 
2. Benyt filtrene til at tilpasse indholdet af din rapport: 
   • Datointerval 
   • Privat eller Erhverv 
   • Skjul eller Vis kilometertæller 
   • Køretøj eller arbejdsplads 
3. I forhåndsvisningen vil du se et overblik over 
   • Distance 
   • Kørselsgodtgørelse 
4. Under dine rapport detaljer kan du redigere Personlig information, Nummerplade og detaljer omkring arbejdspladsen som bliver tilføjet i brevhovedet på rapporten
5. Hvis du vil se en forhåndsvisning af din rapport, klik på Forhåndsvisning PDF 
6. Klik Gem i øverste højre hjørne 
7. Sådan! 

→ Når du har lavet din rapport gemmes den under ‘Mine rapporter’. Du kan nu sende rapporten eller downloade den som PDF/excel fil direkte igennem appen. 

→ For at dele rapporten, klik på ‘konvolut’ ikonet i øverste højre hjørne og indtast modtagerens e-mail i feltet og evt. en note. Hvis du er en del af et Team vil du kunne sende den direkte til din Team admin for godkendelse. 

→ Klik på Hent ikonet i øverste højre hjørne for at downloade rapporten. Du kan vælge mellem at hente den som PDf eller Excel hvorefter du kan gemme filen på din enhed.

→ Er du ikke i stand til at klikke Gem? Hvis nogle af turene er markeret med rød eller du ikke kan få lov til at gemme rapporten, så er det fordi du har overskredet grænsen for hvor mange ture du kan rapportere. For at kunne få adgang til rapporten vil du skulle opgradere til Basic abonnementet. Det kan du gøre lige her. 

Hvordan laver jeg en rapport i appen? 

1. Klik på Rapport ikonet i menuen for at lave en rapport i appen
2. Her ser du et overblik over alle dine tidligere rapporter 
3. For at lave en ny skal du klikke på + symbolet i øverste højre hjørne 
4. Benyt filtrene til at tilpasse indholdet af din rapport 
   • Køretøj 
   • Arbejdsplads 
   • Datointerval
   • Privat eller Erhverv 
   • Skjul eller Vis kilometertæller 
5. Under dine rapport detaljer kan du redigere Personlig information(Navn/adresse/CPR nummer), Nummerplade og detaljer omkring arbejdspladsen (Navn/adresse) som bliver tilføjet i brevhovedet på rapporten
6. Hvis du vil se en forhåndsvisning af din rapport, klik på Forhåndsvisning PDF 
7. Klik Gem i øverste højre hjørne 

Tip! Vidste du at det er muligt at oprette en rapport direkte fra startsiden? Alt du skal gøre er at klikke på det store grønne + i midten af menulinjen og nederst vil du se at der står ‘Opret kørebogsrapport’ 

Vær opmærksom på: Hvis du laver ændringer til dine loggede ture eller logger nye ture på de datoer som rapporten er lavet for, så vil disse ikke være synlige i den gemte rapport indtil du åbner rapporten og klikker på ‘Opdater*. 

→ Når du har lavet din rapport gemmes den under ‘Mine rapporter’. Du kan nu sende rapporten eller downloade den som PDF/excel fil direkte igennem appen. 

→ For at dele rapporten, klik på ‘konvolut’ ikonet i øverste højre hjørne og indtast modtagerens e-mail i feltet og evt. en note. Hvis du er en del af et Team vil du kunne sende den direkte til din Team admin for godkendelse. 

→ Klik på Hent ikonet i øverste højre hjørne for at downloade rapporten. Du kan vælge mellem at hente den som PDf eller Excel hvorefter du kan gemme filen på din enhed. 

→ For at ændre navn på en gemt rapport skal du først finde rapporten og åbne den. Herefter klikker du på de tre vertikale prikker og vælg Navngiv.

Hvordan laver jeg en rapport fra hjemmesiden?

Følg instrukserne forneden: 

1. Log ind på din Driversnote konto fra en browser 
2. Klik på Rapporter og naviger til dit rapport overblik 
3. Hvis dette er din første rapport bliver du sendt hen til generer rapport siden og ellers skal du klikke på +lavrapport.  
4. Benyt filtrene til at tilpasse indholdet af din rapport 
   • Køretøj 
   • Arbejdsplads 
   • Datointerval
   • Privat eller Erhverv Skjul eller Vis kilometertæller 
5. Under dine rapport detaljer kan du redigere Personlig information(Navn/adresse/CPR nummer), Nummerplade og detaljer omkring arbejdspladsen (Navn/adresse) som bliver tilføjet i brevhovedet på rapporten
6. Hvis du vil se en forhåndsvisning af din rapport, klik på Forhåndsvisning PDF 
7. Klik Gem i øverste højre hjørne 
8. Rapporten er nu gemt på din konto

→ Når du har lavet din rapport gemmes den under ‘Mine rapporter’. Du kan nu sende rapporten eller downloade den som PDF/excel fil direkte igennem appen. Du vil nu kunne gemme, vedhæfte eller printe den fra computeren. 

→ For at dele rapporten, klik på ‘konvolut’ ikonet i øverste højre hjørne og indtast modtagerens e-mail i feltet og evt. en note. Hvis du er en del af et Team vil du kunne sende den direkte til din Team admin for godkendelse. 

→ Gemte rapporter er synlige under Rapporter i menuen i toppen. Hvis du modtager rapporter fra team medlemmer kan du også se dem under Team rapporter. 

Vær opmærksom på: Hvis du laver ændringer til dine loggede ture eller logger nye ture på de datoer som rapporten er lavet for, så vil disse ikke være synlige i den gemte rapport indtil du åbner rapporten og klikker på ‘Opdater’. 

Tilpas dine rapporteringsperioder 

Hvor ofte har du behov for en rapport? Tilpas dine rapporteringsperioder og gør det endnu nemmere at indsende rapporter. 

Vi sender dig påmindelser når det er tid til at rapportere dine kørsel. Når du har tilpasset periode vil du nemt kunne vælge denne mulighed i dato filtreret når du generere din rapport. 

I appen

For at indstille din rapporteringsperiode nemt og hurtigt skal du gå til Driversnote>Indstillinger>Rapporteringsperioder. I dato filteret vælger du den rapporteringsperiode du ønsker (daglig, ugentlig, hver anden uge, månedlig, kvartal, årlig). Under dette kan du vælge om du ønsker at få en e-mail påmindelse ved slutningen af perioden.

Tip! Du kan tilgå og redigere dine rapporteringsperioder når du laver en rapport. Under datointerval filteret kan du klikke på Rapporteringsperiode (du vil kunne se et tandhjul ud for denne overskrift) og du vil derefter blive ført til siden hvor du kan redigere perioden. 

Efter du har logget ind, klik på Indstillinger > Rapporteringsperioder. Her kan du indstille periode og vælge om du ønsker en e-mail påmindelse.

Alternativt kan du bruge en af vores standard dato filtre når du laver din rapport. (Dette år, Sidste år) eller klik på Vælg fra kalender for at tilpasse din egen periode.

Opdater en eksisterende rapport

Hvis du allerede har lavet en rapport men har lavet ændringer til turene som er i rapporten (for eksempel, tilføjet eller slettet en tur, ændret type, osv) så kan du opdatere rapporten ved at klikke ‘Opdater’ og du vil derefter se de nye ændringer. 

På både app og web gør du således: 

1. Gå til Rapporter 
2. Rul ned og find den relevante rapport 
3. Du vil se et lille advarselssymbol (!) som viser at rapporten skal opdateres 
4. Klik på rapporten og gennemgå ændringerne 
5. Klik Opdater 
6. Indsend, download eller send rapporten igen hvis nødvendigt 

Forneden ser du et eksempel på en rapport der har opdateringer (1 tur er blevet fjerne og 2 ture er blevet tilføjet). Vi viser hvordan du gennemgår ændringerne og opdaterer rapporten. 

Vær opmærksom på: Hvis du har indsendt rapporten eller mailet den så vil den sendte rapport ikke opdateres automatisk. Når du har opdateret rapporten skal du derfor gensende den. Lad modtageren vide at rapporten er opdateret i notefeltet. 

Dette skal du have med i din kilometer rapport

Kravene til din rapport afhænger af dit lokale skattevæsen og din erhvervsmæssige situation. Driversnote hjælper dig med at være retvisende ved at give dig de nødvendige oplysninger som du kan være tvunget til at indsende, men det er dit ansvar at logge den nødvendige information.  

Du kan læse mere om kravene til din kørebog i vores guides: USA, Canada, Australien, Danmark, Sverige, Storbritannien og Holland. 

Ofte stillede spørgsmål

S: Jeg vil gerne se start og sluttidspunkt for mine ture. Hvordan gør jeg det? 

Start og slut tidspunkter er synligt i Excel filen. 

S: Kan jeg indstille en påmindelse for mine rapporter? 

Du kan indstille en selvvalgt rapporteringsperiode for hvornår du skal lave dine rapporter der passer til netop din situation. Du modtager en påmindelse på mail når det er tid til at lave en rapport. Læs mere her (på engelsk).

S: har lavet ændringer til mine ture. Hvorfor ændre min rapport sig ikke? 

Hvis du logger en ny tur eller laver ændringer til en eksisterende tur efter at du har lave rapporten skal du huske at opdatere rapporten. Det gør du ved at åbne rapporten og klikke opdater. Du kan også lave en helt ny rapport og slette den gamle. 

S: Jeg har flere arbejdspladser. Hvordan laver jeg en samlet rapport over disse? 

Det er ikke muligt at lave en samlet rapport med flere arbejdspladser. Du kan kun lave en rapport for hver enkelt arbejdsplads. Hvis du downloader rapporterne individuelt kan du samle dem i excel efterfølgende hvis du ønsker en samlet rapport. 

Hvis du har tilføjet en tur til den forkerte arbejdsplads kan du nemt ændre dette. I browseren vælger du alle relevante ture og i toppen af skærmen vil du kunne flytte dem til den korrekte arbejdsplads. 

S: Jeg har flere køretøjer. Hvordan laver jeg en samlet rapport over alle køretøjerne? 

Det er ikke muligt at lave en samlet rapport med flere køretøjer. Du kan kun lave en rapport for hver enkelt køretøj. Hvis du downloader rapporterne individuelt kan du samle dem i excel efterfølgende hvis du ønsker en samlet rapport. 

Hvis du har tilføjet en tur til det forkerte køretøj kan du nemt ændre dette. I browseren vælger du alle relevante ture og i toppen af skærmen vil du kunne flytte dem til det korrekte køretøj. 

S: Jeg vil kun vise min erhvervskørsel. Hvordan gør jeg det? 

Når du laver din rapport er der en række filtre som du kan bruge til at tilpasse indholdet. En af disse lade dig vælge hvorvidt rapporten skal indeholde erhverv, privat eller begge dele. 

S: Hvordan tilføjer jeg min kilometertæller til rapporten? 

Når du laver en rapport kan du vælge om den skal vise kilometertælleren. De vil være synlige ved siden af dine ture. 

S: Jeg har modtaget en besked om at jeg har uoverensstemmelser i min kilometertæller. Hvordan fikser jeg dette? 

Rul ned til uoverensstemmelserne. De vil være markeret med gul. Klik på dem for at redigere eller slette dem. Du kan læse mere her (på engelsk).

S: Jeg vil gerne redigere min rapport. Hvordan gør jeg det? 

Alle rapporter kan downloades i excel format. Du kan redigere disse hvis du vil tilføje yderligere information. 

S: Jeg kan ikke se mine ture eller få lov til at gemme min rapport. Hvad gør jeg? 

Hvis nogle af turene er markeret med rød eller du ikke kan få lov til at gemme rapporten, så er det fordi du har overskredet grænsen for hvor mange ture du kan rapportere. For at kunne få adgang til rapporten vil du skulle opgradere til Basic abonnementet. Det kan du gøre lige her. 

S: Jeg vil gerne vise procentvis fordeling mellem privat og erhvervskørsel. Hvordan gør jeg? 

For at gøre dette skal du sørge for: 

1. Kun at logge erhvervsture (på den respektive arbejdsplads). 

2. Din Godtgørelse er sat til Ingen godtgørelse under dine Indstillinger i appen. 

3. Lave en kilometeraflæsning ved starten og slutningen af den relevante periode.  

4. Når du opretter rapporten skal du vælge Alle typer. Hvis du vælger privat/erhverv så vil fordelingen ikke vises. 

Hvis dette ikke er problemet så skriv til os på support@driversnote.com, så tager vi et kig på det :)