Kom i gang med Teams for Admins

Hvad er Teams?

Driversnote til Teams gør det nemt for medarbejdere at logge kørsel automatisk samtidig med, at det forenkler processen omkring at rapportere erhvervskørsel og benhandle kørselsgodtgørelse i virksomheden. 

Hvis du er den ansvarlige for at få jeres team op at køre, så er denne guide til dig! 

Trin 1: Opret dit team

Det er gratis at oprette et Team.

Har du ikke allerede en Driversnote konto, skal du oprette dette som det første. Gå derefter til www.driversnote.dk og følg guiden nedenfor. 

1. Log ind > Team > + Opret team
2. Navngiv dit team
3. Vælg godtgørelsesrate
4. Inviter medlemmer til dit team (du kan også invitere dem på et senere tidspunkt)
   1. Når du inviterer dine team-medlemmer vil de modtage en invitation til at tilslutte sig teamet, samt at oprette en Driversnote konto. De vil samtidig modtage instruktioner i at downloade appen og komme godt i gang med at tracke.
5. Det var det! Dit team er nu oprettet

Vær venligst opmærksom på, at du som team admin ikke har adgang til dine medlemmers konti. Det er vigtigt for os at understrege, at dette ikke er et monitoreringssystem, som lader dig tracke dine medarbejderes position i realtid. Arbejdsgivere (team admins og managers) har kun adgang til en medarbejders data i form af de kørselsrapporter, som medarbejderen selv deler med dem - på den måde værnes der til hver en tid om medarbejderens privatliv.

Trin 2: Inviter medlemmer og tildel roller 

Når du har oprettet dit team, kan du fortsætte med at invitere team-medlemmer. 

Inviter team-medlemmer

1. Log ind > Team > + Inviter medlem
2. Indtast navn og email adresse > Send

Har du brug for at sende en invitation igen eller at anullere en? Det gør du ved at klikke på Team > Invitationer, hvor du kan se de ventende invitationer, og dernæst klikke på knappen under Mere.

Tildel team-roller

Et team består af brugere, som kan tildeles tre forskellige roller alt efter deres funktion i jeres team.

• En admin kan invitere team-medlemmer, godkende eller afvise kørselsrapporter og administrere licenser og fakturering
• En manager kan træde i admins sted i forbindelse med at gennemgå kørselsrapporter fra team-medlemmer. Tildeler du et team-medlem rollen som manager, vil vedkommende også modtage rapporter til gennemgang og godkendelse
• Et team-medlem er typisk en medarbejder, som tracker og logger kørsel, men som ikke har nogle administrative funktioner  

For at tildele et team-medlem en rolle som admin eller manager, skal du klikke på knappen med de tre prikker, som du finder ud fra deres navn på listen over medlemmer. Så snart brugere accepterer din invitation og føjes til teamet, vil de automatisk tilføjes som ansatte, med mindre du tildeler dem andre roller.

NB!  Du kan først tildele et team-medlem en rolle, når vedkommende har accepteret din invitation og er blevet en del af dit team.

Trin 3: Kørsels- & godtgørelsessatser

Har du ikke allerede tilføjet dine satser, da du oprettede dit team, er det tid til at gøre det nu.

1. Under Team og ved siden af knappen Inviter medlem, er der tre prikker (...). Klik på dem og vælg Godtgørelse
2. Vælg den sats, som du vil gøre gældende for dit team

Standard satser: Anvend de normale kilometersatser for skattefri kørselsgodtgørelse i landet.

Ingen godtgørelse: Vis kun km. og den procentmæssige fordeling mellem fx erhverv og privat.

Egne satser: Opret dine egne kilometersatser

Trin 4: Rapporteringsperioder & påmindelser 

Hvor ofte har dit team brug for at indsende rapporter? Du kan indstille jeres rapporteringsperiode efter behov og sende dine team-medlemmer påmindelser, når det er tid til at indsende rapporter.

1. Under Team og ved siden af knappen Inviter medlem, er der tre prikker (...). Klik på dem og vælg Rapporteringsperiode
2. Vælg din rapporteringsperiode (for eksempel ugentligt, hver anden uge eller månedligt)
3. Vælg den dato, som perioden skal gælde fra
4. Vælg om der skal sendes en påmindelse ved slutningen af en rapporteringsperiode

Hvorfor sætte en påmindelse? Det vil gøre oprettelse af rapporter lettere og hurtigere for team-medlemmer. Den valgte periode vil automatisk fremgå som et datofilter, når de skal oprette deres rapporter. 

Trin 5: Køb og tildel licenser 

Hvis dine team-medlemmer har behov for at tracke og rapportere mere end 20 ture om måneden, har de brug for en licens for at få adgang til ubegrænset rapportering.

Sådan køber du licenser

1. Log ind > gå til siden Team og klik på ‘Køb licenser’ under sidens overskrift
2. Udfyld dine faktureringsdetaljer > fortsæt
3. Under ‘Tilføj ekstra brugere’ > vælg det antal brugere, som du ønsker at købe en licens til
4. Vælg Årlig eller Månedlig betaling
5. Vælg antal iBeacons (Valgfrit)
6. Gennemse og godkend din ordre

Sådan tildeler du licenser

1. Log ind > gå til siden Team
2. Under sidens overskrift kan du se, hvor mange licenser du har købt, samt hvor mange af dem, der er i brug
3. Find det team-medlem, som du vil tildele en licens, på listen over medlemmer
4. Klik på knappen med de tre prikker (...) ud for medlemmets navn
5. Flyt fluebenet fra Lite til Basic under ‘Licens’

OBS: Du kan fjerne en licens fra et team-medlem på samme måde som beskrevet ovenfor. Hvis et medlem forlader dit team, kan du fjerne vedkommendes licens og tildele den til et andet team-medlem.

Tip!

I tvivl om, hvor mange licenser du har har brug for? Du har brug for en licens per team-medlem, som tracker og rapporter mere end 20 ture per måned. Managers og admins som ikke selv kører, har ikke brug for en licens og er derfor gratis. 

Trin 6: Rapportering

Team-medlemmer indsender kørselsrapporter med al den nødvendige information for kørselsgodtgørelse direkte til Teamets rapport-ansvarlige admin eller manager. 

Du kan læse mere om dette her (på engelsk): Mileage Reporting for Teams

Trin 7: Admin notifikationer & ekstra indstillinger

Afhængigt af din rolle på jeres team, er der et par ekstra indstillinger, du kan indstille.

Email notifikationer:

Hvis du ikke selv har behov for at tracke og logge ture, anbefaler vi at du fravælger disse emails, så vi ikke forstyrrer dig unødigt: 

1. Log ind > Din konto > Rediger konto
2. Under din email adresse, klik på Indstil notifikationer

Slå Bruger-advarsler og Rapport påmindelser fra, hvis ikke du bruger appen til at tracke og logge din kørsel.

Slå Team rapporter fra, hvis ikke du godkender rapporter og derfor ikke vil modtage en påmindelse hver gang et Team-medlem har indsendt en rapport.

Hvad nu?

Nu er det tid til at få hjulpet dine team-medlemmer godt i gang.

Vi kan anbefale disse guides til formålet:

Teams for managers

Teams for ansatte

Har dit Team brug for hjælp til at komme godt i gang? 

Vi har et dygtigt og hjælpsomt support hold, som sidder klar til at hjælpe dine team-medlemmer. Hvis I har brug for instruktioner, hjælp eller ønsker en dialog, så send os venligst en email på support@driverrsnote.com og lad os vide, hvordan vi kan hjælpe.